« La traçabilité sanitaire des DM (dispositifs médicaux) représente un enjeu majeur de santé publique car elle permet de relier rapidement chaque dispositif médical à l’identité du patient qui en a bénéficié ». C’est ce qu’affirme la direction générale de l’offre de soins (DGOS) en introduction d’une note d’information publiée le 28 mars.
Cette note a pour objet de rappeler « les obligations réglementaires relatives à la traçabilité des dispositifs médicaux implantables » ainsi que « les responsabilités de chacun des acteurs concernés » et de pointer « les outils d’auto-évaluation dont disposent les établissements pour assurer leurs obligations en matière de traçabilité des dispositifs médicaux ».
La diffusion de cette note intervient après la publication au mois de janvier 2019 par le ministère des Solidarités et de la Santé, d’un plan d’action visant à renforcer l’évaluation et la traçabilité des DM, réagissant à l’enquête journalistique internationale « Implant Files » qui dénonçait les insuffisances du marquage CE et de la matériovigilance des DMI.
Une mission d’information de l’Assemblée nationale a également lancé en mars 2019 une série de 36 propositions visant à améliorer la surveillance des DM et leur surveillance ainsi qu’à faire évoluer leur prise en charge. Les députés ont notamment recommandé d’avoir recours au DMP et à un identifiant unique pour chaque dispositif.
Le règlement européen 2017/745
Dans la note d’information, la DGOS annonce que la traçabilité des DM sera renforcée par le règlement européen 2017/745, dont l’entrée en vigueur est prévue pour mai 2020 et qui « introduit la notion de système d’identification unique des dispositifs ou ‘système IUD’ ».
«Les établissements de santé doivent enregistrer et conserver, l’IUD des dispositifs qu’ils ont fournis ou qu’on leur a fournis notamment des dispositifs les plus à risque » souligne la DGOS, jugeant que « l’informatisation du circuit du DMI est un prérequis essentiel à l’application de la réglementation en matière de traçabilité des DMI » et qu’ « en particulier, l’intégration des systèmes d’information existants et leur interopérabilité sont des conditions nécessaires à la mise en place et à l’utilisation de l’identifiant unique » prévu dans le règlement européen.
La DGOS rappelle la réactivité dont elle a fait preuve sur le sujet en diffusant dès 2014, « une instruction rappelant la réglementation en vigueur » et en lançant » une enquête nationale » qui a établi que la sécurité des patients n’était pas « compromise en cas de retrait de lot ou d’alerte de matériovigilance ».
DMI soumis aux règles de traçabilité
La note indique qu’actuellement, et conformément à l’ arrêté du 26 janvier 2007, trois types de DMI sont soumis aux règles de traçabilité, à savoir :
– les DM « incorporant une substance qui, si elle est utilisée séparément, est susceptible d’être considérée comme un médicament dérivé du sang »;
– les valves cardiaques;
– les autres DMI, y compris les implants dentaires, « à l’exception des ligatures, sutures et dispositifs d’ostéosynthèse ».
« Cette liste est valable quel que soit le mode d’entrée dans l’établissement des DMI » souligne la note, regrettant que les DMI « échappent encore trop souvent à l’enregistrement dès leur entrée dans l’établissement de santé ».
Recommandations de la DGOS en 2015
La DGOS récapitule les recommandations qu’elle a formulées en 2015:
– Les recommandations « générales » (« assurer la traçabilité sanitaire sur un support informatique », « Saisir les données par lecture optique de codes-barres », « réaliser la traçabilité en temps réel à chaque étape du circuit du DM »)
– les recommandations spécifiquement relatives aux systèmes d’information (privilégier les systèmes d’information hospitaliers (SIH) de production de soins « conçus selon une logique de processus », « utiliser un référentiel des DMI unique et partagé » ; « Utiliser un référentiel unique d’identité des patients » ; « arrêter l’utilisation de fichiers bureautiques du type Excel »; « Favoriser le recours à des lecteurs de codes à barres »).
Acteurs de la traçabilité
La note rappelle ensuite qui sont les différents acteurs impliqués dans la traçabilité et leurs responsabilités respectives, conformément au code de la santé publique
Le représentant légal de l’établissement
Le représentant légal de l’établissement fixe une procédure écrite décrivant les modalités selon lesquelles les données nécessaires à la traçabilité sont recueillies, conservées et rendues accessibles. Les données relatives à la traçabilité des DMI sont conservées pendant 10 ans, et pendant 40 ans pour les DM « incorporant une substance qui, si elle est utilisée séparément est susceptible d’être considérée comme un dérivé du sang ».
Les données relatives aux DMI devant figurer dans le dossier patient sont :
– L’identification du DM : dénomination, numéro de série ou de lot et nom du fabricant et son mandataire;
– La date d’utilisation ;
– Le nom du médecin ou du chirurgien-dentiste utilisateur.
Les mêmes informations doivent figurer dans la « lettre de liaison » remise au patient à l’issue des soins, qui est transmise le même jour au médecin traitant, et sera versée dans le dossier médical partagé (DMP) du patient si ce dossier a été créé.
Le pharmacien gérant de la pharmacie à usage intérieure
Le pharmacien gérant de la pharmacie à usage intérieure enregistre l’ensemble des données suivantes relatives à la délivrance des DMI, et les transmet au service utilisateur lors de la délivrance :
– L’identification de chaque DMI : dénomination, numéro de série ou de lot et nom du fabricant et son mandataire ;
– La date de la délivrance au service utilisateur ;
– L’identification du service utilisateur.
Le service utilisateur
Chaque service utilisateur d’un DMI complète les informations enregistrées par le pharmacien gérant de la PUI en enregistrant :
– La date d’utilisation ;
– L’identification du patient avec son nom, son prénom, et sa date de naissance ;
– Le nom du médecin ou chirurgien-dentiste utilisateur.
Outils de traçabilité des DMI
La DGOS recommande l’utilisation de trois types d’outils différents pour l’amélioration de la traçabilité des DMI :
Les outils dits « d’auto-évaluation »
– L’outil d’auto-évaluation de la performance du circuit des Dispositifs Médicaux Stériles (DMS) développé par l’Anap sous le nom d’« Inter Diag DMS », « avec un focus particulier » sur la traçabilité des DMI dans la version diffusée 2017. Cet outil inclut deux modules distincts : 1) un module « Pharmacie à usage intérieur » 2) un module « Unité de Soins ».
– Le guide Traçabilité des DM – Europharmat – mis à jour en octobre 2016, qui « vise à favoriser la mise en oeuvre de la traçabilité en pratique au niveau des établissements » et propose « des indicateurs de suivi et des processus de traçabilité sous forme de logigrammes ».
La certification des établissements de santé par la HAS
La traçabilité des DMI est imposée dans le cadre de la certification des établissements de santé. Le manuel de certification des établissements de santé V2014, critères 26a et 26b, prévoit que « la traçabilité des DMI, incluant les vérifications effectuées, soit assurée » et demande que « la réalisation d’audit et le suivi d’indicateurs quantitatifs et qualitatifs » permette « la mise en place d’actions d’amélioration ».
Les contrats d’amélioration de la qualité et de l’efficience des soins (Caqes).
Les Caqes, qui lient l’agence régionale de santé, l’assurance maladie et les établissements de santé, prévoient dans leur « socle obligatoire » pour tous les établissements de santé, une obligation de traçabilité des DMI au sein des établissements, « dans le respect des référentiels de bonnes pratiques existants ». Ce volet promeut le lancement d’un « plan d’actions pluriannuel, devant porter notamment sur l’informatisation et la traçabilité, de la prescription jusqu’à l’implantation ».