Le Farrer Park Hospital (FPH), qui a débuté ses activités en mars 2016, est un institut privé de soins tertiaires situé au sein de Connexion, le premier complexe de soins et d’hôpitaux entièrement intégré de Singapour et d’Asie. Il s’est engagé à être un hôpital intelligent et à utiliser des technologies RH innovantes pour améliorer l’efficacité de l’administration hospitalière, l’expérience globale de ses patients et l’engagement de ses employés.
Dans une analyse parue fin janvier 2018 sur le site Enterpriseinnovation.net, l’expert Chong Vin Nee dresse le bilan des bénéfices apportés par le déploiement du logiciel Unit4 Prosoft HRMS au sein de l’hôpital.
Adopter de nouvelles technologies dans le domaine RH : priorité du FPH
« En plus d’adopter des méthodologies et des traitements avancés, les hôpitaux peuvent également améliorer l’expérience des patients en mettant en œuvre des solutions RH évolutives qui numérisent et rationalisent les processus administratifs, réduisent les erreurs, améliorent la sécurité des données et augmentent la productivité du personnel, » analyse Chong Vin Nee.
L’une des principales priorités du Farrer Park Hospital est « d’adopter de nouvelles technologies dans le domaine des ressources humaines pour accroître la productivité du personnel hospitalier en rationalisant ses [tâches administratives] afin de répondre à la demande croissante de services de qualité pour les patients. »
Unit4 Prosoft HRMS : un logiciel RH évolutif et simple d’utilisation
Un premier essai raté
Dans un premier temps, les équipes RH du FPH ont procédé à des évaluations manuelles puisque près de 4 membres du personnel sur 10 n’avaient pas accès à un ordinateur. Ces évaluations ont entraîné le mauvais rangement ou la perte de certains documents, la perte de la confidentialité des données et, par ailleurs, les superviseurs ont été immobilisés pendant plusieurs heures pour consolider et examiner tous les documents physiques.
Avant la mise en œuvre du logiciel Unit4, l’établissement avait déployé une application RH de niveau 1 dans le but d’augmenter la productivité du personnel. Cependant, il a estimé que le système ne répondait pas à ses attentes, même après un an et demi de personnalisation, en raison de la complexité du logiciel. De plus, l’application n’incluait pas les configurations requises par les directives réglementaires singapouriennes, telles que le calcul des déductions des fonds central de prévoyance (FCP) basées sur les règlements du ministère du Travail (MOM).
Unit4 Prosoft HRMS : un logiciel adapté à la législation singapourienne
Ainsi, le Farrer Park Hospital a décidé d’examiner les offres d’autres fournisseurs de logiciels RH sur le marché. Après un examen approfondi, Unit4 a été choisi comme partenaire en raison du bon rapport coût-efficacité de son produit Unit4 Prosoft HRMS mais aussi de la fonction de réduction du coût global (TCO) et des configurations intégrées conformes à la réglementation locale incluses au sein du logiciel. Les consultants d’Unit4 ont également répondu aux besoins et aux exigences de l’équipe RH du FPH pour assurer un processus de mise en œuvre simple et fluide.
Aujourd’hui, le FPH a déployé sept modules principaux dans Unit4 Prosoft HRMS : personnel, paie, congés, présence, agenda, évaluation et formation.
« Unit4 Prosoft dispose d’un portail convivial et en tant qu’administrateur, j’apprécie les mises à jour rapides du système, en particulier celles sur l’application automatique de la législation. Unit4 s’est avéré être un partenaire précieux, répondant à nos besoins », a déclaré Jeethu Syriac, responsable des ressources humaines au Farrer Park Hospital.
6 bénéfices clés
La mise en place de ce nouveau logiciel au sein du Farrer Park Hospital a été jugée bénéfique pour six raisons principales :
Minimisation du temps de mise en œuvre
La première phase de la mise en place d’Unit4 Prosoft a duré trois mois et l’ensemble du projet (quatre phases au total) neuf mois. Les délais et le budget annoncés ont ainsi été respectés.
Numérisation des processus
Avec l’introduction du système d’évaluation numérique eAppraisal d’Unit4, plus besoin de papier. Le risque d’erreur manuelle est également considérablement réduit et les dépenses limitées.
Amélioration de l’efficacité et de la productivité du personnel
Grâce au système eAppraisal, le FPH économise plus de 6 400 heures de travail par an sur les tâches administratives, ce qui équivaut à plus de 200 000 dollars singapouriens (122 560 € ; 151 850 USD) d’économies.
Meilleure sécurité des données
Les informations sont stockées de manière sécurisée sur les serveurs de l’hôpital. Elles ne peuvent être consultées que par des utilisateurs autorisés, un système assurant leur sécurité et limitant les violations de la confidentialité.
Conformité aux exigences réglementaires de Singapour
Le système comprend des fonctionnalités intégrées conformes aux législations singapouriennes, telles que la configuration des déductions des FCP et la conformité aux congés légaux comme l’exigent les directives du MOM.
Évolutivité
Le Farrer Park Hospital a officiellement ouvert ses portes au public en mars 2016. Avant cette date, l’hôpital a été ouvert en plusieurs phases et l’évolutivité d’Unit4 Prosoft HRMS lui a permis de répondre aux besoins et aux complexités croissantes de l’établissement tout au long de son processus de croissance.